6 หนทางสำหรับการให้ Negative feedback ใน Retrospective
สวัสดีท่านผู้อ่าน ผู้ติดตาม หรือ มิตรรักแฟนเพลงทุกท่านครับ หลายวันก่อน มีน้องมาปรึกษาว่า…
นอ: พี่… มีเรื่องมาปรึกษาหน่อย
นอ: มีน้องบางคน บางทีม เขียนเบลมเพื่อนในทีม ตอน Retrospective
นอ: นอ ว่ามันไม่โอเคอะ ไม่ใช่ทีม นอ นะ ทีมอื่น
เรา: น้องเขียนว่าไงบ้างอะ แล้วตอนอธิบาย น้องอธิบายว่าอะไรบ้าง
เรา: จริง ๆ เรื่องการให้ Feedback เราสามารถให้ Negative feedback ในแบบ Positive ได้นะ
นอ: ไม่แน่ใจ ไม่ได้อยู่ในเหตุการณ์ แต่ที่มีน้องมาบอกคือ ค่อนข้างรุนแรงอะ…
เรา: ต้องดูบริบทด้วยอะ จะได้จับถูกว่าจะไกด์ตรงไหนได้บ้าง
เรา: เดี๋ยวถ้าว่างจะลองเขียนบทความการให้ Negative feedback แบบ คูล ๆ ละกัน
จึงเป็นที่มาของบทความนี้…
ผมได้มีโอกาสไปทำการ Research มาก็เจอมาบทความนึง เรื่อง 6 Ways to Share Negative Feedback in a Retrospective ของคุณ Alan Crouch เลยถือโอกาสนำมาแปล และ เรียบเรียงในบทความนี้
Intro
เป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วนะครับว่า สิ่งหนึ่งที่สำคัญที่สุดของการทำ Agile คือ ความสามารถในการเรียนรู้ และ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ในขณะที่คนส่วนใหญ่มองว่าเป็นเรื่องง่ายในการให้ Positive feedback กับเพื่อนร่วมทีม แต่กลับกัน การให้ Negative feedback และ การวิจารณ์ ถือเป็นสิ่งที่ท้าทายกว่ามาก…
การให้ Negative feedback เป็นสิ่งหนึ่ง ที่มีศักยภาพ ที่จะช่วยให้ผู้คนที่ได้รับนั้นเกิดการเปลี่ยนแปลง… แต่น่าเสียดายที่คนส่วนใหญ่ไม่เข้าใจวิธีการแสดงความคิดเห็นอย่างมีประสิทธิภาพ จึงทำให้เกิดความกลัวว่า จะยิ่งทำให้มันแย่ลง หรือไม่ก็รู้สึกว่าจะโดนคนอื่นเกลียด ซึ่งทำให้ผู้คนไม่กล้าที่จะให้ Feedback
ทีมที่มีความเชื่อมั่น ไว้วางใจซึ่งกันและกัน จะประสบผลสำเร็จมากกว่าในการเผชิญ และ จัดการกับประสบการณ์ที่เลวร้าย และ นี่คือ 6 หนทางสำหรับการให้ Negative feedback อย่างมีประสิทธิภาพ และ สร้างความเชื่อมั่นให้กับทีมไปพร้อม ๆ กัน
6 หนทางสำหรับการให้ Negative feedback ใน Retrospective
1. Keep it in the retrospective
ในการสร้างความเชื่อมั่นภายในทีม ทุกคนต้องมีความซื่อสัตย์ และ โปร่งใส ไม่ควรมีใครรู้สึกว่าพวกเขาจะถูกลงโทษเพราะยอมรับว่ามีปัญหา นั่นหมายถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในการทำ Retrospective ต้องจบใน Retrospective…
อย่าให้ประสบการณ์ที่ไม่ดีส่งผลกระทบต่อความกล้าที่จะเปิดใจพูดถึงปัญหาซึ่งกันและกันโดยไม่ตั้งใจ
2. Don’t play the blame game
หากคุณให้ Feedback ไปที่ตัวบุคคล แทนที่จะพูดถึงปัญหานั้น ๆ บุคคลที่ได้รับ Feedback นั้น จะรู้สึกไม่ปลอดภัย และ มีกระบวนการในการปกป้องตนเอง ทำให้พวกเขาหลุดความสนใจจากตัวปัญหา และ เกิดการแบ่งแยกเป็น “นี่ฉัน นั่นเทอ” หรือ “พวกเรา กับพวกเขา” ซึ่งผิดวัตถุประสงค์ และ ยังได้สร้างปัญหาใหม่ขึ้นมาอีกด้วย
ลองถามคำถาม และ ให้เพื่อนในทีมมีส่วนร่วมในการออกความคิดเห็น เพื่อให้ทุกคนในทีมรู้สึกถึงความมี Ownership และ ร่วมกันแก้ไขปัญหา
3. Get your emotions under control
คุณต้องไม่ทำการวิจารณ์การกระทำของใครบางคนเมื่อคุณโกรธ หรือ อารมณ์เสีย หากคุณอารมณ์ร้อนให้ใจเย็นลงก่อน.. การจะให้ Constructive feedback ควรให้ ให้ทันต่อเหตุการณ์มากที่สุด เท่าที่จะเป็นไปได้ (ตีเหล็ก เค้าให้ตีตอนร้อน) แต่ถ้าหากสถาณการณ์กำลังตรึงเครียด หรือ ร้อนระอุ ก็ควรที่จะเลื่อนการประชุมไปก่อน
เอาให้ง่ายคือ ถ้าทีมยังหัวร้อนกันอยู่ เลื่อน Retrospective ไปก่อน อย่าให้อารมณ์อยู่เหนือเหตุผล
4. Be specific
การที่เราบอกว่าใครบางคน เป็นคนทำ “ผิดพลาด” นั้นอาจจะเป็นเรื่องที่ถูกต้อง แต่เราควรจะบอกเขาด้วยว่า สิ่งที่เขาทำนั้นทำผิด และ ส่งผลกระทบอย่างไร
การที่จะทำให้การให้ Feedback นั้นมีประสิทธิภาพ เราควรที่จะอธิบายพฤติกรรม หรือ สถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจง และ ระบุถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นให้ผู้ได้รับ Feedback ทราบด้วย เช่น นอ, เมื่อคุณมาสาย และ ไม่ได้เข้า Daily meeting มันทำให้ทีมต้องรอคุณนะ หรือ ไม่ก็อาจจะทำให้เกิดการทำงานซ้ำซ้อน เนื่องจากคุณไม่ได้รับ Update จากเพื่อนในทีม ตอนนี้งานของเราเสร็จไม่ทันตามกำหนด ทำให้ส่งผลกระทบต่อเพื่อนร่วมทีม ซึ่งนั่นจะทำให้พวกเขามองถึงคุณค่าของคุณที่มีต่อทีม คุณเข้าใจใช่มั้ย
Specific: นอ, เมื่อคุณมาสาย และ ไม่ได้เข้า Daily meeting
Impact: มันทำให้ทีมต้องรอคุณนะ หรือ ไม่ก็อาจจะทำให้เกิดการทำงานซ้ำซ้อน เนื่องจากคุณไม่ได้รับ Update จากเพื่อนในทีม ตอนนี้งานของเราเสร็จไม่ทันตามกำหนด ทำให้ส่งผลกระทบต่อเพื่อนร่วมทีม ซึ่งนั่นจะทำให้พวกเขามองถึงคุณค่าของคุณที่มีต่อทีม
5. Ditch the “criticism sandwich”
หยุดการให้ Feedback ด้วยเทคนิค “Criticism Sandwich” จากการศึกษาของมหาวิทยาลัยชิคาโก พบว่าเกินครึ่งของผู้คนที่ได้รับ Feedback ด้วยวิธีนี้ เข้าใจว่าพวกเขาทำงานได้ดีเยี่ยมอยู่แล้ว โดยที่พลาดเนื้อหาส่วนที่ตนทำได้ไม่ดีไป
ดังนั้น เพื่อไม่ให้ Negative feedback ถูกฝังกลบไปด้วย “แซนวิชของคำชม” การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีจะช่วยให้คุณไม่จำเป็นต้องใช้คำชมมาทำให้สถานการณ์ดูไม่แย่จนเกินไป
Criticism Sandwich
คือ Step ให้คำชม -> ให้ Negative -> ให้คำชม
6. Establish a time to follow up
การให้ Feedback จะไม่มีประสิทธิภาพเลย หากว่าทีมของเราไม่มีความตั้งใจที่จะทำอะไรกับมัน ทีมควรช่วยกันกันตัดสินใจ ว่าจะแก้ไขปัญหานั้น ๆ อย่างไร และ กำหนดวันเวลาที่จะใช้ในการปรับปรุงแก้ไขที่ชัดเจน ซึ่งนั่น ถือเป็นส่วนหนึ่งที่จะทำให้การให้ Feedback นั้นมีประสิทธิภาพ
Conclusion
ผมหวังว่าทุกท่านที่อ่านบทความนี้ จะสามารถนำ 6 หนทางสำหรับการให้ Negative Feedback ไปประยุกต์ใช้ ให้เกิดประโยชน์ได้บ้างนะครับ
สำหรับผมที่สรุปให้ตัวเองคือ
1. ทำ Retrospective ให้จบใน Retrospective หรือ มันควรจะจบใน Retro
2. แก้ไขที่ปัญหา ไม่ใช่ Blame ที่บุคคล
3. ถ้าอารมณ์ไม่ดี อย่าเพิ่งคุย งานใหญ่จะเสีย
4. ระบุไปที่ปัญหา และ ผลกระทบที่เกิดขึ้น
5. Feedback แบบ “Criticism Sandwich” ไม่จำเป็นอีกต่อไป เมื่อเรามีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันในทีม
6. ร่วมมือกันกำหนดข้อตกลงว่าจะแก้ปัญหาอย่างไร และ กำหนดวันเวลาเพื่อติดตามความคืบหน้าของการแก้ปัญหานั้น ๆ
ผมใส่ความคิดเห็นส่วนตัวลงไปในบางส่วนของเนื้อหา จากประสบการณ์ และ ความเข้าใจของผม หากมีตรงไหนผิดพลาด หรือ มีคำแนะนำ หรือ มีเทคนิค อื่น ๆ รบกวนชี้แนะได้เลยนะครับ
ปล. คุณสามารถไปอ่านบทความเกี่ยวกับการทำ Daily meeting ที่ผมเคยเขียนเอาไว้ได้ที่ Link references ด้านล่างครับ
