การทำงานร่วมกันระหว่าง PO, BSA, PM, และ XD
บทบาทของ Product Owner (PO), Business System Analyst (BSA), Project Manager (PM) และ Experience Design (XD) มีความสำคัญในการทำงานร่วมกันเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง ทั้ง 4 Roles มีบทบาทที่มีความแตกต่างกันในแต่ละหน้าที่ แต่จะสามารถทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อเข้าใจจุดเชื่อมโยงระหว่างกัน เรามาดูการทำงานร่วมกันในแต่ละส่วนกัน
Product Roadmap
ก่อนจะไปพูดถึงเรื่องการทำงานร่วมกันในแต่ละ Roles เรามาดูกันก่อนว่า องค์กรของเรามี Direction อย่างไร เพื่อที่จะได้วางแผนทำ Product Roadmap
โดยทั่วไปผู้กำหนด Product Roadmap มักจะเป็น Product Owner (PO), Product Manager หรือในบางกรณีอาจเป็น Chief Product Officer (CPO) โดยขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์กรและความซับซ้อนของผลิตภัณฑ์ อย่างไรก็ตาม การกำหนด Product Roadmap มักเกิดจากการทำงานร่วมกันของหลายบทบาทเพื่อให้ครอบคลุมทุกมุมมองที่สำคัญ
Product Owner (PO)
PO มีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างและดูแล Product Roadmap โดยให้ความสำคัญกับ
- Vision และ Goals ของผลิตภัณฑ์
- การจัดลำดับความสำคัญ (Prioritization) ของ Features หรือ Epics
- การประสานงานกับ Stakeholders เพื่อปรับ Roadmap ให้ตรงกับความต้องการของธุรกิจและลูกค้า
- การทำงานร่วมกับทีมอื่น
- รับฟังความคิดเห็นจาก User, Customer, Sales, Marketing, และ Secondline เช่น Operation, Security, Risk, Legal, Compliant เป็นต้น
- ทำงานร่วมกับทีมพัฒนา (Development Team) เพื่อวางแผน Features ที่สามารถทำได้จริง
Chief Product Officer (CPO)
- ในองค์กรขนาดใหญ่ CPO จะกำหนด Roadmap ระดับสูงที่เชื่อมโยงกับ กลยุทธ์ (Strategy), ธุรกิจ (Business) และ เป้าหมายองค์กร (Goal)
- CPO จะเป็นผู้ประสานงานหลักที่ช่วยให้ทั้ง 4 Roles ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น โดยตั้งเป้าหมาย (Goal) ร่วมกัน, สร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบ Collaborative, ตรวจสอบและ/หรือ ปรับเป้าหมายเมื่อจำเป็น (ไม่นับที่ต้องทำอย่างอื่น)
- PO จะทำหน้าที่แปลง Roadmap ระดับสูง (High level) ให้เป็นรายละเอียดที่ปฏิบัติได้ในระดับทีม
ขั้นตอนการกำหนด Product Roadmap
- ระบุเป้าหมาย (Goal) และวิสัยทัศน์ (Vision) ของผลิตภัณฑ์: PO กำหนดเป้าหมายในภาพรวม
- รวบรวมข้อมูลจาก Stakeholders: รับฟังความต้องการจาก User, Customer, Sales, Marketing, Secondline เช่น Operation, Security, Risk, Legal, Compliant และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ
- วางลำดับความสำคัญของ Features (Priority): สามารถนำ Framework ต่าง ๆ มาใช้ได้ เช่น MoSCoW หรือ RICE เพื่อจัดลำดับความสำคัญ ที่ทำงานผมก็มีใช้กันด้วยนะ ขายของหน่อย เอาหลาย ๆ Framework มารวม ๆ กัน ออกมามีชื่อของตัวเอง แต่อาจจะยังไม่ได้นำมาเป็น Bible
- ตรวจสอบความเป็นไปได้: PO ทำงานร่วมกับ BSA และทีมเทค (Tech) เพื่อประเมินข้อจำกัด
- สร้าง และสื่อสาร Product Roadmap: นำเสนอให้ Stakeholders และทีมทราบ เพื่อให้ทุกฝ่ายเข้าใจทิศทางเดียวกัน
การทำงานร่วมกัน (Collabolation) ของ PO, BSA, PM, and XD
การที่เราจะไปดูว่า เค้าทำงานร่วมกันยังไง ผมจะมีอธิบายคร่าว ๆ ว่าแต่ละโรล รับผิดชอบอะไรสักเล็กน้อยก่อนนะครับ โดยจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนใหญ่ ๆ ขั้นตอนแรกคือ ขั้นตอนก่อนการพัฒนา หรือขั้น Discovery นั้นแหละ ขั้นตอนที่สองคือ ขั้นตอนหลังการพัฒนา หรือขั้น Delivery นั่นเอง
ขั้นตอนก่อนการพัฒนา
Product Owner (PO)
- กำหนดและรักษา Product Vision ให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
- บริหาร Product Backlog: จัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำ
- ทำงานร่วมกับทีมพัฒนาเพื่อให้งานออกมามีคุณภาพ
การทำงานร่วมกัน
- BSA: PO จะให้ข้อมูลความต้องการเชิงธุรกิจ (Business Requirements) และรับข้อมูลที่วิเคราะห์เชิงเทคนิคกลับมาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ
- PM: PO กับ PM ทำงานร่วมกันเพื่อบริหารจัดการเวลาและทรัพยากรของทีม
- XD: PO สื่อสารกับ XD เพื่อให้แน่ใจว่า UX/UI ตรงกับความต้องการของผู้ใช้งาน
Business System Analyst (BSA)
เป็นผู้เชื่อมโยงระหว่างธุรกิจ (Business) และเทค (Tech)
- วิเคราะห์ Business Requirements และแปลงเป็น System Requirement
- ทำงานร่วมกับทีม Tech เพื่อออกแบบโซลูชันที่เหมาะสม
- ทดสอบและตรวจสอบว่า Solution ที่พัฒนาขึ้นตอบสนองต่อเป้าหมายธุรกิจ
การทำงานร่วมกัน
- PO: BSA ช่วย PO วิเคราะห์ความต้องการเชิงธุรกิจ (Business) และแปลงเป็นภาษาที่ทีมเทค (Tech) เข้าใจ
- PM: ช่วย PM ในการประเมินขอบเขตของงานและ กำหนดความสำคัญของ Requirement
- XD: ทำงานร่วมกับ XD เพื่อให้แน่ใจว่าการออกแบบประสบการณ์ (UX/UI) ใช้งานสอดคล้องกับความต้องการเชิงระบบ
Project Manager (PM)
ผู้บริหารโครงการ
- บริหารโครงการให้สำเร็จตามเวลา (Time), งบประมาณ (Costs), และขอบเขตงานที่กำหนด (Scope) ตามสูตรสามเหลี่ยมในตำนาน
- บริหารทรัพยากรทีมงาน
- ตรวจสอบความเสี่ยงและจัดการปัญหาที่เกิดขึ้น
การทำงานร่วมกัน
- PO: PM จัดลำดับความสำคัญ (Priority) ของงานร่วมกับ PO เพื่อให้โครงการเดินหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- BSA: PM ใช้ข้อมูลจาก BSA เพื่อวางแผนการทำงาน และตรวจสอบความคืบหน้า
- XD: PM ดูแลว่า XD มีทรัพยากร บุคลากรเพียงพอ และงานเสร็จตามกำหนด
Experience Design (XD)
ผู้ออกแบบประสบการณ์ใช้งาน (UX/UI, Writer, Research, Visual)
- ออกแบบ UX/UI ให้ตอบโจทย์ความต้องการของผู้ใช้งาน
- ทำการทดสอบประสบการณ์ใช้งาน (Usability Testing) เพื่อปรับปรุงการออกแบบ
- ทำงานร่วมกับทีมพัฒนาเพื่อให้มั่นใจว่าผลลัพธ์ที่ได้ตรงตามการออกแบบ
การทำงานร่วมกัน
- PO: XD รับข้อมูลจาก PO เกี่ยวกับความต้องการของ User และเป้าหมายของผลิตภัณฑ์
- BSA: XD รับข้อมูลทางเทคนิคจาก BSA เพื่อปรับการออกแบบให้สอดคล้องกับข้อจำกัดทางเทคนิค
- PM: XD ทำงานภายใต้กรอบเวลาที่ PM กำหนด และปรับแผนงานตามข้อจำกัด
TLDR;
ตัวอย่างกระบวนการทำงานร่วมกัน (Collab)
เริ่มต้นโครงการ: PO นำเสนอ Product Vision และเป้าหมายให้กับทั้ง 3 Roles
การวิเคราะห์: BSA วิเคราะห์ความต้องการของ PO และระบุข้อกำหนดเชิงระบบ
การวางแผน: PM วางแผนโครงการโดยอิงจากข้อมูลของ PO และ BSA
การออกแบบ: XD ออกแบบ UX/UI และส่งงานให้ PO ตรวจสอบ
การดำเนินการพัฒนา: ทีม Development เริ่มทำงาน โดย PM/PO ตรวจสอบความคืบหน้า และ BSA/XD ให้คำปรึกษาตามความจำเป็น
ขั้นตอนหลังจากการพัฒนา
เมื่อการพัฒนา (Implementation) เสร็จสิ้น ทั้ง 4 roles PO, BSA, PM, และ XD จะมีหน้าที่ และกระบวนการที่ต้องดำเนินการร่วมกันเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งาน และเป้าหมายของธุรกิจอย่างสมบูรณ์ หาใช่เพียงแต่สร้างไม่ เราควรจะต้องทำสิ่งเหล่านี้ด้วย
1. การทดสอบและตรวจสอบ (Testing and Validation)
PO: ตรวจสอบว่า Feature หรือ Product ที่พัฒนาเสร็จตรงตาม Acceptance Criteria, รวบรวม Feedback จาก Stakeholders หรือ User
BSA: ตรวจสอบว่า Requirements ทั้งหมดที่ระบุไว้ได้รับการทำแล้วอย่างครบถ้วน ทำการทดสอบเชิงระบบ (System Testing) และอาจจะช่วยทีม QA ได้ในบางอย่าง
PM: ตรวจสอบว่าการพัฒนาเสร็จสมบูรณ์ตาม Timeline และ Budget, ประสานงานระหว่างทีม Development, QA และ Stakeholders เพื่อปิดโครงการ หากเป็นโปรเจกต์ที่ทำแล้วจบ
XD: ทดสอบ UX/UI กับผู้ใช้งานจริง (Usability Testing), รวบรวมข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการใช้งานและประสบการณ์ผู้ใช้
2. การเปิดตัว (Release and Deployment)
PO: ตัดสินใจเกี่ยวกับการ Go-Live (เปิดตัว) หรือการปรับ Release Plan, เตรียมแผนสื่อสารสำหรับ Stakeholders และผู้ใช้งาน
BSA: ดูแลและช่วยเหลือด้านการเชื่อมต่อระหว่างระบบ (System Integration), ทำเอกสาร หรือ Release Notes ที่เกี่ยวข้อง
PM: วางแผนและจัดการ Deployment Schedule, ประสานงานกับทีม DevOps, Platform หรือ IT Infrastructure
XD: ตรวจสอบว่าการออกแบบ UX/UI แสดงผลถูกต้องใน Production Environment, ช่วยทีม Support เตรียมคู่มือการใช้งาน (User Guides)
3. การวัดผลและ Feedback (Monitoring and Feedback Collection)
PO: ตรวจสอบ KPI หรือ Metrics ที่กำหนดไว้ (เช่น Adoption Rate, Engagement), รวบรวม Feedback จากลูกค้าและ Stakeholders
BSA: วิเคราะห์ข้อมูลจากระบบ (เช่น Error Logs, System Performance), ช่วย PO ในการจัดลำดับความสำคัญสำหรับ Iteration ถัดไป
PM: ติดตามความพึงพอใจของ Stakeholders ต่อโครงการ (Project), อัปเดตสถานะโครงการ และรายงานสรุปผล
XD: รวบรวม Feedback ด้านการออกแบบ UX/UI จากผู้ใช้งาน, เสนอแนวทางปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้
4. การปรับปรุงและการเรียนรู้ (Continuous Improvement and Retrospective)
PO: ปรับปรุง Backlog โดยใช้ข้อมูลที่ได้จาก Feedback, กำหนดเป้าหมายสำหรับ Iteration ถัดไป
BSA: ทบทวนและปรับปรุงเอกสาร Requirements สำหรับการพัฒนาในอนาคต, ระบุจุดบกพร่องที่ควรแก้ไขในกระบวนการวิเคราะห์
PM: จัดการประชุม Retrospective เพื่อสรุปสิ่งที่ทำได้ดีและสิ่งที่ต้องปรับปรุง, ปรับปรุงกระบวนการบริหารโครงการในอนาคต
XD: ปรับปรุง UX/UI ตามข้อมูลที่ได้จาก Feedback, อัปเดต Design System ให้รองรับการเปลี่ยนแปลง
5. การสื่อสารและการสนับสนุน (Communication and Support)
PO: สื่อสารผลลัพธ์ของโครงการกับ Stakeholders และผู้บริหาร, เตรียมความพร้อมสำหรับการ Support ลูกค้าหลังการเปิดตัว
BSA: Support ทีม Customer Support, Operation, Apication Support หรือทีมอื่น ๆ ในการตอบคำถามเชิงเทคนิค, ทำงานร่วมกับ PO ในการแก้ไขปัญหาหรือปรับปรุง
PM: ตรวจสอบว่า Support Plan พร้อมใช้งาน, ติดตามและปิด Ticket ที่เกี่ยวข้องกับการเปิดตัว
XD: ให้คำแนะนำด้านการใช้งานแก่ผู้ใช้งานหรือลูกค้า, รวบรวม Feedback เพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบ
TLDR;
หลังการ Implement เสร็จสิ้น ทั้ง 4 Roles จะยังคงทำงานร่วมกันเพื่อ
• ทดสอบและตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์
• เปิดตัวผลิตภัณฑ์สู่ผู้ใช้งาน
• วัดผลและรวบรวม Feedback เพื่อปรับปรุง
• เรียนรู้และปรับปรุงกระบวนการสำหรับโครงการในอนาคต
การมีบทบาทที่ชัดเจนในทุกขั้นตอนช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างต่อเนื่อง และมีประสิทธิภาพ
จำเป็นต้องมีทั้ง 4 Roles มั้ย
มีเฉพาะ PO (Product Owner) และ XD (Experience Design) 2 Roles ได้รึเปล่า? การมีแค่ PO และ XD เป็นไปได้ในบางสถานการณ์ โดยเฉพาะในทีมขนาดเล็ก หรือสตาร์ทอัพที่ต้องการความคล่องตัวสูง แต่การมีครบทั้ง PO, XD, BSA (Business System Analyst) และ PM (Project Manager) อาจเหมาะสมกว่าสำหรับโครงการขนาดใหญ่ หรือองค์กรที่ซับซ้อนที่มากขึ้น
กรณีมีเฉพาะ PO และ XD
ข้อดี
1. ความคล่องตัว (Agility)
- การมีเพียง 2 Roles ช่วยลดขั้นตอนการประสานงาน ทำให้ทีมทำงานได้เร็วขึ้น
- เหมาะสำหรับองค์กรที่มีทรัพยากรจำกัดและต้องการทดลองแนวคิดใหม่ ๆ อย่างรวดเร็ว
2. การมุ่งเน้นที่ผู้ใช้งาน (User-Centered Focus)
- PO มุ่งเน้นเป้าหมายของผลิตภัณฑ์ ในขณะที่ XD เน้นการออกแบบ UX/UI ทำให้ทีมมุ่งตรงไปที่การสร้างประสบการณ์ที่ดีให้ผู้ใช้
3. ประหยัดต้นทุน
- การที่มีพนักงานไม่มาก ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในโครงการ
ข้อเสีย
1. ขาดการวิเคราะห์เชิงลึก (Lack of Analysis)
- หากไม่มี BSA อาจเกิดความคลาดเคลื่อนระหว่างข้อกำหนดทางธุรกิจ (Business Requirement, ข้อจำกัดทางเทคนิค หรือการวิเคราะห์ระบบ (System Analyst) และการพัฒนา (Implementation)
2. ขาดการจัดการทรัพยากรและเวลา (Lack of Project Management)
- PO อาจต้องรับบทบาท PM ด้วย ซึ่งอาจทำให้ไม่มีเวลาเพียงพอสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของ Product Backlog
3. ภาระงานเกินตัว
- PO และ XD ต้องรับผิดชอบงานมากขึ้น ซึ่งอาจลดคุณภาพของผลลัพธ์
กรณีมีครบทั้ง 4 Roles (PO, XD, BSA, PM)
ข้อดี
1. ความชัดเจนในหน้าที่
- แต่ละบทบาทมีหน้าที่ชัดเจน PO ดู Product Vision, BSA วิเคราะห์ระบบ, PM บริหารโครงการ, และ XD ออกแบบ UX/UI
- ลดความเสี่ยงในการทำงานซ้ำซ้อนหรือขาดการสื่อสาร
2. การจัดการที่ครอบคลุม (Holistic Management)
- มีผู้รับผิดชอบเฉพาะด้าน เช่น PM ดูแลทรัพยากร (Resource) และเวลา (Time), BSA วิเคราะห์ข้อกำหนดเชิงเทคนิค
3. การปรับตัวในองค์กรขนาดใหญ่
- เหมาะสำหรับโครงการที่ซับซ้อน เช่น การพัฒนาซอฟต์แวร์องค์กร (Enterprise Software) ที่ต้องการการวางแผนและการจัดการหลายขั้นตอน
ข้อเสีย
1. ความซับซ้อนในทีม (Complexity in Team Coordination)
- ต้องใช้เวลามากขึ้นในการประชุมและการประสานงานระหว่างบทบาท
2. ต้นทุนสูง (Higher Costs)
- ต้องมีบุคลากรเพิ่มขึ้น ซึ่งอาจไม่เหมาะสำหรับทีมที่มีงบประมาณจำกัด
3. ความล่าช้าในบางกรณี
- การมีหลาย Roles อาจทำให้การตัดสินใจล่าช้า เนื่องจากต้องรอความคิดเห็นจากหลายฝ่าย
ตัดสินใจเลือกแบบไหนขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง
1. ขนาดของทีม
- ทีมเล็ก: PO กับ XD อาจเพียงพอ
- ทีมใหญ่: การเพิ่ม BSA และ PM ช่วยลดภาระของ PO
2. ความซับซ้อนของโครงการ
- โครงการง่าย: ใช้แค่ PO และ XD
- โครงการซับซ้อน: ควรมี BSA และ PM เพิ่มเติม
3. งบประมาณและทรัพยากร
- หากงบประมาณจำกัด อาจต้องลดบทบาท แต่ต้องชัดเจนว่าภาระงานจะต้องถูกกระจายไปยังบทบาท ซึ่งก็จะตกมาอยู่ที่ PO ที่มีอยู่
สรุป
- การมีเฉพาะแค่ PO และ XD เหมาะสำหรับทีมเล็กหรือโครงการที่เน้น UX/UI และต้องการความรวดเร็ว
- การมีทั้ง 4 Roles ช่วยให้โครงการขนาดใหญ่หรือซับซ้อนดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและลดความเสี่ยงในระยะยาว
- การเลือกโมเดลที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาดทีม, งบประมาณ, และลักษณะโครงการของคุณ
Summary
ผมก็หวังว่าบทความนี้จะสามารถช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจว่าการทำงานร่วมกันของ PO, BSA, PM, และ XD นั้นเป็นอย่างไร ซึ่งผู่อ่านอาจจะนำไปปรับ หรือประยุกต์ใช้ได้ตามแต่ละสถานการณ์ ไม่มีถูก ไม่มีผิด มันขึ้นอยู่กับองค์กรแต่ละที่ ว่าวางบทบาท หน้าที่ ของแต่ละ Role เอาไว้อย่างไร บางข้ออาจจะได้ทำ หรือไม่ได้ทำก็ได้ หรือบางทีบางข้อ Role อื่นเค้าก็ทำอยู่ก็เป็นได้… การเลือกคนให้เหมาะกับงานก็เป็นอีกสิ่งนึงที่จะทำให้ระยะยาวนั้นให้ผลที่ดีเช่นกัน
ส่วนตัว ได้มีโอกาสทำงานที่มีเฉพาะ PO, and XD และงานที่มีทั้ง 4 — 5 roles มาแล้วทั้งสองแบบ (หลายที่จะเป็น BA กับ SA แต่ในบทความนี้เป็นอาชีพ BSA บางที่อาจจะมี PMO ด้วย) ซึ่งก็มีทั้งข้อดี และข้อเสียที่ได้กล่าวไปแล้วดังตัวอย่างด้านบน ขึ้นอยู่กับขนาดของงาน ความซับซ้อนของงาน รวมไปถึงบริบทต่าง ๆ อีกมากมาย
ผมเชื่อว่าการที่เรามาเป็น Product นั้น… ทุกคนน่าจะอยากทำในสิ่งที่คิดว่าดี มีคุณภาพ มีนวัตกรรมสุดลึกล้ำ สามารถแข่งขันกับตลาดได้ และทำให้ลูกค้าพึงพอใจมากที่สุด แต่ก็ต้องไม่ลืมว่า… หากมัวแต่ทำให้ดีที่สุดอย่างเดียวโดยไม่สน Time to Merket… ลูกค้าอาจจะไม่รอเราแล้วก็ได้
หากบทความนี้ผิดพลาดประการใด ขออภัยไว้นะที่นี้ด้วยนะครับ
สวัสดีปีใหม่ 2025 ครับ
Special Thanks
Generative AI เป็นบทความแรกที่ผมใช้ Gen AI มาช่วย ซึ่งทำให้การรวบรวมข้อมูล และการเขียนของผมทำได้ง่ายขึ้นมาก
